Veri İşleme Eki

1. Taraflar ve roller

Bu Ek, BLUE ROBOT TEKNOLOJİLERİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“Blue Robot”) ile ajantikmuhasebe uygulamasında bir şirket çalışma alanı oluşturan müşteri (“Şirket”) arasındadır ve Kullanıcı Sözleşmesi’nin ekidir.

Şirketin uygulamaya girdiği kişisel verilerde Şirket veri sorumlusu, Blue Robot veri işleyendir (KVKK m.3/1-ğ). Blue Robot’un kendi hesap, oturum, abonelik ve iletişim kayıtlarında ise Blue Robot veri sorumlusudur; bunlar Aydınlatma metninde anlatılır. Şirkete davet edilen mali müşavir, mesleki yükümlülükleri bakımından kendi başına veri sorumlusudur.

2. Kurulması ve süresi

Bu Ek, şirketi oluşturan ve şirketi bağlamaya yetkili olduğunu beyan eden kişinin şirket oluşturma ekranındaki işaretsiz kutuyu işaretlemesiyle kurulur. Şirket Hizmet’i kullandığı sürece ve verilerin “Sona erme, iade ve silme” maddesinde yazılı biçimde silinmesine kadar yürürlükte kalır.

Şirket bu Ek’in imzalı bir nüshasını isterse info@bluedev.dev adresine yazabilir.

3. İşlemenin konusu, ilgili kişiler ve veri kategorileri

Konu: Şirketin ön muhasebe kayıtlarının ajantikmuhasebe uygulamasında tutulması. Blue Robot bu kayıtları barındırır, saklar, Şirketin yetkili kullanıcılarına gösterir, onların isteğiyle düzenler ve dışa aktarır; bir kullanıcı bir yapay zekâ özelliğini kullandığında ilgili veriyi yapay zekâ sağlayıcısına gönderir; e-posta gönderimi açıksa Şirketin carilerine onun hazırladığı e-postayı iletir.

İlgili kişiler: Şirketin müşterileri ve tedarikçileri (cariler) ve onların yetkilileri; çalışanları; belgelerde adı geçen kişiler; banka ekstrelerindeki karşı taraflar; fihristteki kişiler (örneğin mali müşavir, avukat, banka temsilcisi); Şirketin uygulama kullanıcıları.

Veri kategorileri: kimlik (ad soyad, T.C. kimlik ya da vergi kimlik numarası); iletişim (adres, telefon, e-posta); finansal (IBAN, tutarlar, fatura, ödeme ve banka hareketi bilgileri); çalışanlara ilişkin masraf, ücret ve sosyal güvenlik yükümlülüğü kayıtları; yüklenen belgeler ve görüntüler; serbest notlar; işlem güvenliği (kaydı kimin, ne zaman, nasıl değiştirdiği).

Uygulamada özel nitelikli kişisel veri için bir alan yoktur ve bu veri istenmez. Yüklenen bir belgede (örneğin bir eczane ya da hastane fişinde) bulunabilir; “Şirketin yükümlülükleri” maddesi bu durumu düzenler.

4. Talimatla işleme

• Blue Robot kişisel verileri yalnız Şirketin talimatıyla, Hizmet’i sunmak amacıyla ve mevzuata uygun olarak işler.
• Şirketin yetkili kullanıcılarının uygulamada yaptığı işlemler, Şirketin ayarları ve kullanıcıların başlattığı yapay zekâ istekleri Şirketin talimatıdır.
• Blue Robot veriyi kendi amaçları için (model eğitimi, analiz, pazarlama ya da başka şirketlerin kayıtlarıyla birleştirme dahil) kullanmaz.
• Blue Robot bir talimatın mevzuata aykırı olduğunu düşünürse bunu Şirkete bildirir.
• Yetkili bir makam veriyi isterse, kanun yasaklamadıkça Şirkete bildirilir ve yalnız istenen ölçüde verilir.

5. Gizlilik

Blue Robot, kişisel verilere erişen çalışanlarını ve yardımcılarını gizlilikle yükümlü kılar. Bu yükümlülük görevleri ve bu Ek sona erdikten sonra da süresiz olarak devam eder. Blue Robot çalışanlarının Şirket verisine erişimi yalnız Hizmet’in sunulması, Şirketin destek talebi ya da kanuni bir zorunluluk için ve gerektiği ölçüdedir.

6. Güvenlik tedbirleri

Blue Robot KVKK m.12 uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Bugün uygulanan başlıca tedbirler:

• her şirketin verisi veritabanında satır düzeyinde güvenlik kurallarıyla öteki şirketlerden ayrılır; uygulama bu kuralları aşamayan bir veritabanı rolüyle çalışır;
• erişim kişisel hesap, şirket üyeliği ve rollerle sınırlıdır;
• tarayıcı ile uygulama arasındaki ve uygulama ile veritabanı arasındaki bağlantılar şifrelidir;
• yüklenen belgeler herkese kapalı bir depoda tutulur ve yalnız yetkili kullanıcıya gösterilir;
• kayıtlardaki değişiklikler kimin, ne zaman yaptığıyla birlikte değiştirilemeyen bir işlem geçmişine yazılır;
• güvenlik ve erişim günlükleri en çok 1 yıl tutulur;
• altyapı yedekleri yalnız Hizmet’in herkesi etkileyen bir arızadan sonra yeniden çalıştırılması içindir.

Şirket de kendi tarafında gerekli tedbirleri alır: kullanıcılarına doğru rolleri verir, ayrılan kişilerin üyeliğini sonlandırır ve parolaların gizli tutulmasını sağlar. KVKK m.12/2 uyarınca taraflar tedbirlerin alınmasından birlikte sorumludur.

7. Veri ihlali

Şirketin verisini etkileyen bir ihlali öğrenirse Blue Robot bunu Şirkete gecikmeksizin, hesabın sahibine e-postayla bildirir. Bildirimde o an bilinenler yazılır (ne zaman olduğu, hangi verilerin etkilendiği, olası sonuçları, alınan ve önerilen tedbirler, iletişim kişisi); diğer bilgiler öğrenildikçe iletilir.

Kişisel Verileri Koruma Kuruluna ihlal bildirim formunu veri sorumlusu olarak Şirket doldurur; Şirket bunu ihlali öğrendiği andan itibaren en geç 72 saat içinde yapar. Blue Robot bunun için gereken bilgiyi verir.

8. Alt işleyenler

Şirket, Blue Robot’un Hizmet’i sunmak için Alt işleyenler sayfasında yazılı alt işleyenleri kullanmasına genel olarak izin verir.

• Blue Robot yeni bir alt işleyen eklemeden ya da birini değiştirmeden en az 30 gün önce bunu Şirketin sahibine e-postayla ve uygulamada bildirir ve sayfayı yeni sürümüyle günceller.
• Şirket bu süre içinde haklı bir sebeple itiraz edebilir. İtiraz giderilemezse Şirket aboneliği sonlandırabilir; peşin ödenmiş kullanılmayan sürenin bedeli iade edilir.
• Blue Robot, her alt işleyenle bu Ek’teki yükümlülüklerden daha az koruyucu olmayan yazılı bir sözleşme yapar ve onun yükümlülüklerini yerine getirmesinden Şirkete karşı sorumludur.

9. Yurt dışına aktarım

Alt işleyenlerin sözleşme tarafları yurt dışındadır; bu yüzden onlara yapılan aktarım KVKK m.9 anlamında yurt dışına aktarımdır. Her alt işleyen için dayanak olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulunun veri işleyenden veri işleyene aktarım için belirlediği standart sözleşme (SS-3) kullanılır ya da kullanılacaktır; her biri için sözleşmenin durumu aşağıdadır.

İmzalanan standart sözleşmenin ve alt işleme sözleşmesinin bir örneğini info@bluedev.dev adresinden isteyebilirsiniz.

10. İlgili kişi başvurularında yardım

Şirketin kayıtlarındaki bir kişi KVKK m.11 uyarınca Blue Robot’a başvurursa Blue Robot başvuruyu gecikmeksizin Şirkete iletir ve kişiye bunu bildirir; başvuruyu Şirket adına cevaplamaz.

Şirket başvuruları uygulamanın araçlarıyla sonuçlandırır: kayıtları görüntüleyebilir, dışa aktarabilir, düzeltebilir ve bağlı kaydı olmayan verileri silebilir. Deftere yazılmış fişler değiştirilmez; yanlışsa iptal edilir ya da ters kayıtla düzeltilir. Bu araçlar yetmezse Blue Robot makul ölçüde yardım eder.

11. Bilgi ve denetim

Blue Robot, Şirketin bu Ek’e uyulduğunu denetleyebilmesi için gereken bilgiyi ve belgeleri yazılı talep üzerine makul sürede verir. Yerinde denetim gerekiyorsa tarih, kapsam ve gizlilik birlikte belirlenir ve başka müşterilerin verisine erişilmez.

12. Şirketin yükümlülükleri

• Uygulamaya girdiği kişisel verileri işlemek için KVKK m.5 ya da m.6’daki bir hukuki sebebinin bulunmasını sağlar.
• Kendi ilgili kişilerini aydınlatır; bunun için aşağıdaki örnek paragrafı kendi işleyişine göre uyarlayarak kullanabilir.
• Özel nitelikli kişisel veriyi gerekmedikçe yüklemez; gerekmeyen kısmı yüklemeden önce görünmez hâle getirir.
• Uygulamadan e-posta gönderiyorsa yalnız tahsilat, hatırlatma ve mutabakat için gönderir ve alıcının verisini işleme hakkının bulunmasını sağlar.

13. Sona erme, iade ve silme

Abonelik sona erdiğinde ya da ödeme alınamadığında şirket 180 gün, deneme ödemesiz bittiğinde 90 gün salt okunur durumda kalır; Şirket bu süre içinde bütün kayıtlarını ve belgelerini dışa aktarabilir. Silmeden en az 30 gün önce sahibin e-posta adresine bildirim gönderilir. Süre sonunda Şirketin verileri silinir ve en geç 30 gün içinde altyapı yedeklerinden de düşer.

Şirket, sahibin silme ekranındaki onayıyla verilerini daha önce de sildirebilir. Her silme işlemi kaydedilir ve bu kayıt 3 yıl tutulur.

Şirketin kayıtlarını yasal süre boyunca saklama yükümlülüğü Şirkettedir; Blue Robot bu Ek sona erdikten sonra Şirketin kayıtlarını onun için saklamaz.

14. Sorumluluk

Bu Ek, tarafların KVKK’dan doğan yükümlülüklerini sınırlamaz. Bir ihlal yüzünden taraflardan birinin ödediği tutarın öteki taraftan istenmesi, Kullanıcı Sözleşmesi’nin sorumluluk hükümlerine tabidir; kast ve ağır kusur hâlleri saklıdır.

15. Şirketin ilgili kişileri için örnek paragraf

Şirket kendi aydınlatma metnine aşağıdaki paragrafı kendi işleyişine göre uyarlayarak ekleyebilir. Bu paragraf bir örnektir; Şirketin aydınlatma yükümlülüğünü tek başına karşılamaz.

“Ön muhasebe kayıtlarımızı ajantikmuhasebe uygulamasında tutuyoruz. Bu uygulamayı sunan BLUE ROBOT TEKNOLOJİLERİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, kayıtlarımızdaki kişisel verilerinizi bizim adımıza ve talimatımızla işleyen veri işleyendir. Uygulamanın barındırma, veritabanı ve yapay zekâ hizmet sağlayıcılarının sözleşme tarafları yurt dışındadır; listesi ve aktarım dayanakları ajantikmuhasebe.com/alt-isleyenler adresindedir. Bu verilerle ilgili başvurularınızı bize yapabilirsiniz.”